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Le présent document sert à établir les conditions générales de vente, négociation et utilisation des installations, pour des événements de restauration et autres qui auront lieu dans les installations de l’hôtel Casa das Irmãs Dominicanas, à Fátima, Portugal.

Confirmations des Evénements
Toutes les confirmations de réalisation d’événements devront être communiquées par écrit, via fax ou email, jusqu’au délai stipulé par l’offre/devis, les prix et le nombre de personne indiqués seront considérés comme montant minimum pour fins de facturation.

Garantie de Prix et Personnes
1. En cas de réduction du nombre de personnes initialement confirmées, une marge de 10% sera tolérée;
2. Pour les événements dont la réduction de personnes dépasse les 10% ci-dessus mentionné, l’hôtel procèdera au débit du montant correspondant à 90% du nombre de personnes confirmées;
3. Toute annulation effectuée dans les 48 heures avant l’événement, entraînera la facturation de 50% du montant total initialement prévu;
4. L’augmentation du nombre de personnes initialement confirmée, devra être sollicitée par écrit au minimum 72 heures avant la date de l’événement, et ne pourra être confirmée par l’hôtel que selon notre disponibilité.

Conditions de remboursement de paiements anticipés et d’annulations
- Au minimum 15 jours au préalable, remboursement 100%
- Au minimum 7 jours au préalable, remboursement 50%
- 2 jours au préalable, remboursement 0%

Horaires des services de l’hôtel
Les horaires des services assurés par l’hôtel devront être  respectés par les clients de façon à garantir le bon fonctionnement de ceux-ci.
Les clients souhaitant un service en dehors  de l’horaire normal, devront obligatoirement informer la direction  de l’hôtel au minimum 24 heures au préalable et attendre la confirmation.

Délais et Conditions de Paiement
Les délais et conditions de paiement des services à proposer et/ou la mise à disposition d’installations, seront les suivantes:

- 50% lors de la Confirmation de l’Evénement
- 50 % lors de la Sortie du Groupe ou du Check-out

Enfants
L’hôtel informe que seul sera autorisée la permanence d’individus, après 22h00, âgés de plus de 10 ans et accompagnés de leurs parents ou d’un adulte responsable, et porteurs d’une pièce d’identité.

Dommages
1. L’hôtel ne sera, en aucun cas, responsable pour tout préjudice (détérioration, vol, perte), susceptibles d’endommager les objets ou matériaux déposés ou apportés par les clients lors de la réalisation de l’événement.
2. En cas de détérioration de tout objet mobile ou des installations utilisées, le client/organisateur s’engage à remettre dans son état original et à indemniser l’hôtel pour tous les dommages causés.
3. L’hôtel est muni d’une assurance de responsabilité civile qui couvre les risques d’accidents pouvant avoir lieu dans ses installations.

Reportages
1. Le Client/Organisateur devra informer et solliciter l’autorisation auprès de l’hôtel, pour tout reportage photographique, reportage vidéo ou autre envisagé au cours de l’événement.
2. La présente information et demande d’autorisation devra être sollicitée lors de la négociation de l’événement et octroyée par écrit par l’hôtel lors de la confirmation de l’événement.

Recommandations
1. Le Client/Organisateur est conseillé à ne pas inviter de personnes pouvant avoir un comportement nuisible à l’utilisation correcte et appropriée de l’hôtel au titre de la loi.
2. L’hôtel se réserve le droit d’interdire la présence, sur les lieux contractés et réservés, de personnes ne respectant pas les règles d’utilisation de l’établissement, chaque fois qu’il considèrera que leur comportement empêche l’utilisation normale des services par les autres clients et usagers.
3. Le Client/Organisateur ne pourra apporter de l’extérieur aucun type de boisson ou d’aliment, sans avoir préalablement obtenu l’autorisation de la Direction de l’hôtel.
4. En cas d’événements comme les expositions d’œuvres d’art ou d’objets de valeur, les clients devront prévoir une assurance qui couvre la marchandise et le matériel transporté car l’hôtel décline toute responsabilité en cas de dommage ou vol.
5. Le client devra indiquer deux personnes de l’organisation de l’Evénement étant autorisées à faire des demandes extra aux services initialement contractés, à changer l’horaire des repas et celles-ci seront également responsables du contrôle des dépenses effectuées relativement à l’Evénement.



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